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Abrechnung II

Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung.

Gemäß dem Bundesgerichtshof (Urteil vom 27. November 2002 - VIII ZR 108/02) erfordert eine wirksame Betriebskostenabrechnung die geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils des Mieters sowie des Abzugs der Vorauszahlungen des Mieters. Sollte eine Abrechnung dem nicht entsprechen, ist sie unwirksam. Eine unwirksame Abrechnung wird auch nicht durch nachträgliche Erläuterungen, etwa im Prozess, wirksam.

Die Anforderungen an eine vollständige und ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung stellen sich daher wie folgt dar:

  • genaue Bezeichnung des Objektes,
  • genaue Angabe der Abrechnungsperiode,
  • exakte Angabe des Abrechnungszeitraums (wichtig bei einem Mieterwechsel während des Abrechnungszeitraumes),
  • Aufschlüsselung der Gesamtkosten nach Kostenarten (bis zum 31. Dezember 2003 gemäß der II. Berechnungsverordnung; seit 1. Januar 2004 gemäß der Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten),
  • Angabe des Verteilerschlüssels,
  • Ausweisung des auf den Mieter entfallenden Betriebskostenanteils,
  • Angabe der auf den Mieter entfallenden Gesamtbelastung aller Betriebskosten,
  • Mitteilung der in der Abrechnungsperiode geleisteten Vorauszahlungen,
  • Bekanntgabe der Nachzahlung/des Guthabens.

 

Die Abrechnung muss den Mieter in die Lage versetzen, sie nachzuprüfen. Ein durchschnittlich gebildeter juristischer und betriebswirtschaftlicher nicht vorgebildeter Mensch muss sie gedanklich und rechnerisch nachvollziehen können. Im preisfreien Wohnungsbau bedarf es in der Regel keiner weiteren Erläuterung der Betriebskosten.

Im preisfreien Wohnungsbau bedarf es einer weiteren Erläuterung der Betriebskosten in der Regel nicht. Dennoch kann es hier zu Erläuterungsbedarf kommen, wenn sich beispielsweise die Abrechnungsflächen geändert haben. Erläuterungsbedarf kann auch entstehen, wenn sich in Ausnahmefällen der bisherige Verteilerschlüssel ändert, zum Beispiel beim Übergang auf die verbrauchsabhängige Wasserabrechnung. Gleichermaßen empfiehlt es sich, auch ohne rechtliche Verpflichtung, bestimmte Sachverhalte näher darzulegen, wie zum Beispiel Vorwegabzüge für Sonderverbräuche.

Im Gegensatz zum preisfreien Wohnungsbau müssen Betriebskostenabrechnungen im öffentlich geförderten / preisgebundenen Wohnungsbau in jedem Fall näher erläutert werden.

Die Erläuterung muss sich zumindest auf die Gründe erstrecken, die zu einer Erhöhung oder Verringerung der Betriebskosten geführt haben. Hier genügen stichpunktartige Angaben. Hinsichtlich des Verteilerschlüssels erübrigen sich Angaben, wenn sich Änderungen gegenüber der vorherigen Abrechnung nicht ergeben haben.

Formelle Anforderungen

Die Betriebskostenabrechnungen sind an die Mieter zu adressieren. Hierbei müssen die Abrechnungen sämtlichen Mietern des Mietverhältnisses erteilt werden. Wer Mieter des Mietverhältnisses ist, ergibt sich aus dem Rubrum des Mietvertrages. In den neuen Bundesländern gibt es bei den vor dem 3. Oktober 1990 geschlossenen Mietverträgen die Besonderheit, dass dort auch die Ehepartner Mietvertragspartei sind, selbst wenn sie nicht im Mietvertrag gesondert benannt sind.

Die Betriebskostenabrechnung muss unterzeichnet sein. Bei DV-erstellten Abrechnungen genügt es, wenn im Unterschriftenfeld der Name des Vermieters ausgedruckt ist. Im Übrigen ist zwingend die persönliche Unterschrift des Vermieters beziehungsweise des Verwalters erforderlich.

Seit dem 1. September 2001 gilt auch für freifinanzierten oder so genannten preisfreien Wohnraum eine einjährige Ausschlussfrist.

Hat der Vermieter innerhalb eines Jahres nach Beendigung des Abrechnungszeitraumes nicht abgerechnet, kann er eine Nachzahlung nicht mehr geltend machen. Das gilt jedoch nicht für Abrechnungszeiträume, die vor dem 1. September 2001 abgeschlossen waren. Im öffentlich geförderten, steuerbegünstigten oder preisgebundenen Wohnungsbau gab es schon immer eine einjährige Ausschlussfrist nach Ablauf des Betriebskostenabrechnungszeitraumes. Später vorgelegte Abrechnungen braucht der Mieter nicht zu akzeptieren und kann Nachforderungen endgültig verweigern.

Mehr noch: Der Mieter kann im Hinblick auf eventuelle Abrechnungsguthaben vom Vermieter die Abrechnung spätestens nach Ablauf eines Jahres nach Abschluss des letzten Abrechnungszeitraumes verlangen und sogar die Vorauszahlungen einstellen. Dem Mieter steht ein Zurückbehaltungsrecht für künftige Vorauszahlungen zu. Bereits geleistete Vorauszahlungen für den zurückliegenden Abrechnungszeitraum kann er jedoch nicht zurückverlangen. Der Vermieter hingegen kann rückständige Vorauszahlungen nicht mehr verlangen, sofern er fristgerecht hätte abrechnen können.

Werden diese Fristen also schuldhaft überschritten, läuft der Vermieter respektive der Verwalter Gefahr, dass der Mieter hinsichtlich der Vorauszahlungen von seinem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch macht.

In derartigen Fällen kann der Mieter, um den Vermieter zu einer Abrechnung zu zwingen, seine Vorauszahlungen einstellen. Hierbei ist der Mieter erst nach erteilter Abrechnung zur Fortentrichtung der Vorauszahlungen verpflichtet. Derartiges ist in jedem Fall durch eine rechtszeitige Abrechnung zu vermeiden. Sollte es dennoch soweit kommen, empfiehlt sich eindringlich, den Mietern die Ursachen plausibel mitzuteilen und Verständnis zu wecken, um den sich abzeichnenden Schaden zu begrenzen.

Ausnahme: Entlasten kann sich der Vermieter von dieser Ausschlussfrist nur, wenn er die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat. Dies ist etwa der Fall, wenn beispielsweise die Abwasserkosten vom Versorger noch nicht berechnet worden sind.

Schließlich muss die Betriebskostenabrechnung den Mietern zugestellt werden.

Im Interesse eines Nachweises hierüber empfiehlt es sich in größeren Wohnanlagen, den Hausmeister damit zu betrauen, die Abrechnungen in die Briefkästen einzuwerfen und dies anhand einer Namensliste bestätigen zu lassen. Eine nachweisbare Zustellung kann jedoch auch über ein Einschreiben mit Rückschein sichergestellt werden.


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Über den Autor

RA Andreas Dolny

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