Steuerrecht - Fahrtenbuch

Fahrtenbuch

Anforderungen an das Fahrtenbuch eines Dienstwagens zur Ermittlung des geldwerten Vorteils außerhalb der 1-Prozent-Regel.

Ein Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre ermöglichen und darstellen. Werden mehrere, betriebliche Fahrzeuge vom Unternehmer zu Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte oder zu Familienheimfahrten genutzt, ist diese Nutzung für jedes der Fahrzeuge konkret anhand der Fahrtenbuchmethode zu dokumentieren. Gleiches gilt für die Nutzung durch Personen, die zu seiner Privatsphäre gehören.

Werden die Fahrtenbücher nicht gewissenhaft geführt, kommt es durch die Finanzbehörden zur Pauschalermittlung des geldwerten Vorteils im Wege der Listenpreisregelung (1-Prozent-Regel).

Zunächst sind sämtliche (fixe und variable) Aufwendungen, die für das Kfz entstehen, durch Belege nachzuweisen. In Betracht kommen hierbei:

• Kraftstoffe,
• Schmierstoffe / Motoröl,
• Reparatur- und Inspektionskosten,
• Kfz-Steuer und Kfz-Versicherungen,
• Reifen und Felgen,
• Autowäsche, Motorwäsche,
• TÜV,
• Absetzungen für Abnutzung (Afa), respektive Leasingraten,
• Finanzierungskosten und
• eventuelle Unfallkosten.

Die einzubeziehenden Aufwendungen - sowohl laufende Kosten als auch Abschreibungen – sind zuzüglich Umsatzsteuer anzusetzen, wenn diese mit Vorsteuern belastet waren. Die Zurechnung der Umsatzsteuer entfällt, wenn der Unternehmer keinen Vorsteuerabzug in Anspruch genommen hat, zum Beispiel bei Lieferungen von Privatpersonen. Im Rahmen der Finanzbuchhaltung ist es bei mehreren Pkw ratsam, in der Buchführung Einzelsachkonten, getrennt nach jedem Fahrzeug anzulegen. Das erleichtert die fahrzeugbezogene Ermittlung der Gesamtkosten für die Fahrtenbuchmethode.

Die Afa für das Fahrzeug wird nach den Anschaffungskosten verteilt auf die Nutzungsdauer des Pkw ermittelt.

Für Neuwagen beträgt die Nutzungsdauer, laut Beschluss des Bundesfinanzhofes (BFH) vom 29. März 2005, Aktenzeichen IX B 174/03, sechs Jahre; für Gebrauchtwagen entspricht sie der geschätzten Restnutzungsdauer. In die Bemessungsgrundlage für die Afa sind Kosten für eine Sonderausstattung des Fahrzeugs einzubeziehen, etwa für Navigationsgerät und Diebstahlsicherung oder besondere Schutzausstattung. Der Kostenanteil der auf das Auto-Telefon entfällt, bleibt jedoch außen vor.

Die Kosten werden entsprechend dem Verhältnis der privaten zu den betrieblichen Fahrten aufgeteilt. Das Verhältnis der dienstlich zurückgelegten Fahrten zu den privaten ist durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachzuweisen, wobei die Anforderungen nach der Rechtsprechung (BFH, Urteil vom 16. März 2006, Aktenzeichen VI R 87/04) sehr streng sind:

• Die dienstlich und privat zurückgelegten Fahrten sind gesondert und fortlaufend im Fahrtenbuch nachzuweisen. Die Fahrten Wohnung – Betriebsstätte werden bislang dem betrieblichen Bereich zugeordnet. Angesichts der Diskussion um die Entfernungspauschale im Arbeitnehmerbereich, erscheint eine zukünftige Änderung der Qualifikation jedoch nicht ausgeschlossen;

• Das Fahrtenbuch muss geordnet, zeitnah und in geschlossener, äußerer Form geführt werden, eine Fahrtenaufstellung in einer MS-Excel-Datei ist nicht zulässig. Alle erforderlichen Angaben müssen sich aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen, ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur erlaubt, wenn die geschlossene Form des Fahrtenbuchs gewahrt wird. Nicht anerkannt wird zum Beispiel, wenn neben Aufzeichnungen im Fahrtenbuch auf Eintragungen im Terminkalender verwiesen wird;

• Für die dienstlichen Fahrten sind folgende Angaben erforderlich:

  1. Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen betrieblich oder beruflich veranlassten Fahrt (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit);

  2. Reiseziel und bei Umweg auch die Reiseroute;

  3. Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

• Für die Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben, für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Wenn von der betrieblichen Nutzung zu einer privaten Nutzung des Kfz übergegangen wird, ist das im Fahrtenbuch durch Angabe des, bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten, Gesamtkilometerstands zu dokumentieren. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen, beruflichen Reise können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die einzeln aufgesuchten Geschäftspartner beziehungsweise Kunden in der zeitlichen Reihenfolge ihres Aufsuchens auch im Fahrtenbuch aufgeführt werden.

Es sind allerdings berufsspezifisch Erleichterungen möglich.

Das gilt zum Beispiel für Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten und andere Steuerpflichtige, die regelmäßig aus betrieblichen oder beruflichen Gründen große Strecken mit mehreren, unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen, ebenso für Taxifahrer und Fahrlehrer. Hier ist jedoch die Einholung von fachlichem Rat bezogen auf den jeweiligen Einzelfall zu empfehlen.

Ein elektronisches Fahrtenbuch wird nur dann anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert und offengelegt werden.

Ein Fahrtenbuch, das nachträglich anhand von losen Notizzetteln erstellt wird, wird auch dann nicht anerkannt, wenn die nachträglich in gebundener Form erstellten Aufzeichnungen mit den laufend erstellten Terminübersichten übereinstimmen. Der BFH vertritt hierzu die Auffassung, dass derartige Notizen mangels hinreichender Übersichtlichkeit keine Möglichkeit bieten, die Vollständigkeit und Richtigkeit der darin enthaltenen Angaben mit einem noch vertretbaren Aufwand nachzuvollziehen.

Berufliche Verschwiegenheitspflichten (Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Notare und so weiter) rechtfertigen nicht das Unterlassen von Angaben im Fahrtenbuch zu Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner.

Anhand des Fahrtenbuchs ist nach den gefahrenen Kilometern und den Gesamtkosten des Fahrzeugs der Gesamtaufwand je gefahrenem Kilometer zu berechnen. Dieser Kilometersatz wird dann bei der Berechnung der Nutzungsentnahme, beziehungsweise des steuerpflichtigen, geldwerten Vorteils zu Grunde gelegt. Genügt das Fahrtenbuch nicht den strengen Anforderungen der Finanzverwaltung gestützt durch die Rechtsprechung, wird es vom Finanzamt regelmäßig verworfen und die Besteuerung der Nutzungsentnahme oder des geldwerten Vorteils zwingend nach der 1-Prozent-Regelung vorgenommen. Die Möglichkeit einer Schätzung der jeweiligen Nutzungsanteile (zum Beispiel für Einzel-Monate) besteht nicht.

Diese Regelungen gelten auch für den betrieblichen Pkw des Unternehmers hinsichtlich des privaten Nutzungsanteils.

Stand: 07.02.2007