Kosten für den Kauf und die Installation von Software belaufen sich schnell auf einen fünf- oder sechsstelligen Betrag.
Unternehmer und Existenzgründer, die diese Ausgaben steuerlich geltend machen wollen, haben bei der Finanzverwaltung jedoch schlechte Karten. Für die Abschreibung von System-Software wie etwa SAP gehen die Finanzbehörden von einer zehnjährigen Nutzungsdauer aus. Das sehen jetzt veröffentlichte Erlasse des Finanzsenators Bremen und der Oberfinanzdirektion Magdeburg vor. Im Ergebnis bedeutet das: Die Anschaffungskosten für die Software sind in gleichen Jahresbeträgen auf die Dauer von zehn Jahren zu verteilen. Ein Sofortabzug als Betriebsausgabe ist ausgeschlossen.
Unternehmer, die neue Software anschaffen, müssen in der Bilanz alle Kosten erfassen, die im Zusammenhang mit dem Kauf und der Installation der Programme anfallen.
Dazu zählen die beiden Erlasse auch die Ausgaben für EDV-Beratung, Implementierung und Schulungsmaßnahmen. Bilanziell auszuweisen sind auch Eigenleistungen, die mit der Anschaffung und Implementierung der Software zusammenhängen. Hierunter fallen beispielsweise bis zur erstmaligen Anwendungsreife anfallende Personalkosten für betriebseigene Administratoren.
Die steuerliche Abschreibungsdauer für abnutzbare Wirtschaftsgüter bemisst sich nach der so genannten betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer, die grundsätzlich den amtlichen AfA-Tabellen entnommen werden kann. Zur betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von Software enthalten diese Tabellen jedoch keine Aussage.
Beide Erlasse gehen nunmehr von einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von zehn Jahren aus.
Software-Kosten von 100.000 Euro sind also zehn Jahre lang mit jeweils 10.000 Euro abzuschreiben. Übersteigt der von der Finanzverwaltung unterstellte Zehn-Jahres-Zeitraum im Einzelfall die tatsächliche Nutzungsdauer und setzen die Finanzbeamten dennoch die längere Abschreibungsdauer an, muss der Steuerzahler nachweisen, dass die tatsächliche Nutzungsdauer kürzer ist. Kosten für spätere Updates einschließlich der damit in Zusammenhang stehenden Personalkosten sind übrigens sofort als Betriebsausgaben abzugsfähig.
Die neuen Richtlinien sind nur für Finanzämter in Bremen und im Zuständigkeitsbereich der Oberfinanzdirektion Magdeburg verbindlich.
Andere Finanzämter sind daran nicht gebunden und akzeptieren möglicherweise eine kürzere Nutzungsdauer.
Stand: 02.05.2005