Selbstständige können nicht auf Pauschalen zurückgreifen.
Auch wer sein eigener Chef ist, kann das Finanzamt an den Reisekosten beteiligen. Grundsätzlich gilt das Gleiche wie bei Angestellten. Selbstständige können also auch die Kosten für den Transport, die Übernachtung und die Verpflegung absetzen. “Allerdings gibt es einen wesentlichen Unterschied”, weiß Steuerberater Dietmar Guhl aus Berlin. “Selbstständige können keine pauschalen Sätze für die Übernachtung abrechnen. Das heißt, sie müssen grundsätzlich eine Quittung oder die Rechnung eines Hotels oder einer Pension vorlegen”.
“Dabei spielt es aber keine Rolle, ob die Übernachtung 240 oder 120 Euro gekostet hat”, sagt Steuerexperte Guhl. “Das Finanzamt fragt an diesem Punkt nicht nach. Wichtig ist nur, dass der Übernachtungspreis nachgewiesen werden kann”. Gleiches gilt, wenn der Unternehmer Taxi gefahren ist: “Niemand muss begründen oder nachweisen warum er das Taxi genommen hat und nicht zu Fuß gegangen ist oder die öffentlichen Verkehrsmittel benutzt hat”, weiß Guhl. Nur eine Quittung des Taxifahrers ist unerlässlich.
Ein weiterer Unterschied zu den Angestellten ist, dass Selbstständige im Regelfall häufiger Bewirtungskosten haben als Angestellte. “Denn Unternehmer laden Kooperationspartner oder Kunden von Zeit zu Zeit zum Beispiel zum Abendessen ein”, weiß Guhl aus Erfahrung. Um Bewirtungskosten steuerlich geltend machen zu können, benötigt der Unternehmer eine Quittung und muss darauf vermerken, mit wem er warum und wann gemeinsam essen war. Und außerdem darf auf dieser Quittung nicht die handschriftliche Unterschrift des Restaurant-Geschäftsführers fehlen.
Grundsätzlich sind aber Selbstständige und Angestellte bei den Reisespesen steuerrechtlich gleich gestellt.
Das zeigt sich besonders, wenn es zu einer Vermischung privater und beruflicher Reisen kommt. “Wer privat und beruflich veranlasste Reisen miteinander kombiniert, geht immer ein großes Risiko ein”, so Dietmar Guhl. Im schlimmsten Fall kann es soweit gehen, dass das Finanzamt die beruflich-veranlassten Kosten gar nicht anerkennt. “Eine genaue Abgrenzung der Kosten ist nötig”, stellt der Steuerexperte klar.
Das ist beispielsweise bei der Erstattung der Kosten für eine Bahncard nicht ganz einfach. Grundsätzlich senkt der Selbstständige seine Reisekosten durch die Nutzung einer Bahncard und damit auch die Betriebsausgaben, die das Finanzamt belasten. Allerdings kann er damit natürlich auch private Urlaubsfahrten vergünstigen, und dann käme es zur gefürchteten Vermischung. “Ist ein Unternehmer häufig geschäftlich mit der Bahn unterwegs, dann gibt es keinen Grund, die Ausgaben dafür nicht anzuerkennen”, erklärt Guhl. “Denn schließlich wird auf diese Weise ja Geld gespart. Ich würde die Ausgaben für die Bahncard immer zunächst einmal ansetzen. Und dann sieht man weiter”.
Wer die Abrechnung seiner Reisekosten ganz besonders übersichtlich gestalten möchte, legt nach jeder Reise ein eigenes Blatt dafür an und notiert darauf:
- Anfang und Ende seiner Reise – und zwar jeweils mit Datum und Uhrzeit,
- sein Reiseziel,
- den Grund der Reise,
- gegebenenfalls die Namen seiner Gesprächs- und Kooperationspartner,
- Fahrtkosten (Auto, Bahn, Bus, U-Bahn, Straßenbahn) und Flugkosten,
- Übernachtungskosten,
- Verpflegungskosten,
- Bewirtungskosten,
- andere anfallende Kosten wie beispielsweise Parkhausgebühren, Telefonkosten oder Trinkgelder.
Stand: 09.04.2005