Steuerrecht - Betriebsprüfung IV

Betriebsprüfung IV

Im letzten Beitrag unserer Artikelfolge zur Betriebsprüfung geht es um Aufbewahrungspflichten.

Wie lange müssen Sie Daten und Dokumente für den Finanzminister aufbewahren? Welche Daten und Dokumente sind davon betroffen? Hier die Antworten.

Verschärfung der Aufbewahrungspflichten

Wie bereits gezeigt, hat die geänderte Abgabenordnung sich massiv auf die Betriebsprüfung und damit zusammenhängende Aufbewahrungspflichten für elektronisch erstellte steuerrelevante Dokumente ausgewirkt. Auch die Neuerungen im Umsatzsteuergesetz haben geänderte Aufbewahrungspflichten mit sich gebracht.

Generell gilt:

• Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist betrifft Bücher und Aufzeichnungen, Buchungsbelege, Inventare, Jahresabschlüsse, Lagerberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen.

• Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für alle übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (zum Beispiel empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der versendeten Handels- oder Geschäftsbriefe)

Dabei endet die jeweilige Frist nicht, solange die Unterlagen für die Besteuerung von Bedeutung sind. Das gleiche gilt für Veranlagungszeiträume, deren Festsetzungsverjährung noch nicht abgelaufen ist.

Dank der Neuerungen sind davon nun auch elektronisch erstellte Daten betroffen. Heißt: Der Unternehmer muss dafür Sorge tragen, dass die von Ihm erstellten Daten auch noch zehn bzw. sechs Jahre lang einer Betriebsprüfung im Rahmen dieser Vorschrift zur Verfügung gestellt werden können.

Faustregel: Alle Daten des Rechnungswesens, die einmal beim Steuerpflichtigen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger gespeichert waren, müssen auch in dieser Form aufbewahrt werden.

Für Word-Dokumente oder Excel-Tabellen gilt: Eignen sich Ausgangsrechnungen zur Weiterverarbeitung in einem DV-gestützten Buchführungssystem, sind sie laut GDPdU auch in maschinell auswertbarer Form aufzubewahren (so etwa die Auflistung einer Vielzahl von Einzelpositionen und Einzelbeträgen innerhalb einer Tabelle – auch wenn das Ergebnis bereits in die Buchführung eingeflossen ist). Bei einem Wechsel des EDV Systems entfällt die Pflicht zur Aufbewahrung nur dann, wenn die alten Daten in das neue System integriert werden.

Ursprünglich, so die offizielle Version, wollte die Regierung mit den in unserer Serie skizzierten neuen Kontrollinstrumenten und Kompetenzerweiterungen für die Finanzbehörden vor allem die Schwarzarbeit bekämpfen. Ob sie das hehre Ziel auf diesem Weg erreicht, sei dahin gestellt. Es muss sich erst noch zeigen, ob der gewünschte Effekt eintritt oder ob es sich nicht eher negativ auf die gesamte Wirtschaft auswirkt, wenn Unternehmer jetzt noch mehr Pflichten am Hals haben.

Der Amtsschimmel jedenfalls wiehert schon jetzt laut und vernehmlich und die Bürokratie im Lande feiert einmal mehr fröhlich Urständ ...

Stand: 19.08.2005