Steuerrecht - Betriebsprüfung III

Betriebsprüfung III

Die GDPdU ist nicht etwa eine neue Partei zur Unterstützung mittelloser Finanzbeamter, vielmehr verbergen sich dahinter ...

... die Grundsätze zur Durchführung der Prüfung digitaler Unterlagen, eingeführt per Schreiben des BMF vom 16.07.2001, das die Änderungen der Abgabenordnung konkretisiert und die Rechte der Finanzverwaltung bei Betriebsprüfungen neu festlegt.

Bei Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss nunmehr sichergestellt werden, dass die Daten während der Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Darüber hinaus müssen die Daten auch sofort auswertbar sein. Die Daten, die dem Betriebsprüfer zugänglich gemacht werden müssen, umfassen die

• Finanzbuchhaltung
• Anlagenbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• und andere steuerlich relevante Daten.

Die Finanzbehörde hat im Rahmen der Außenprüfung das Recht

• das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen einschließlich der darin enthaltenen Auswertungsprogramme zu nutzen (unmittelbarer Datenzugriff)
  
  und/oder
  

• nach ihren Vorgaben eine maschinelle Auswertung der Daten durch den Steuerpflichtigen oder einen von ihm beauftragen Dritten mit Hilfe des DV-Systems des Steuerpflichtigen zu verlangen (mittelbarer Zugriff)
  
  und/oder
  

• die Überlassung der steuerlich relevanten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (CD-Rom) zu verlangen (Überlassung von Datenträgern).

Dabei steht es im Ermessen der Finanzbehörde, für welche Art des Datenzugriffs sie sich entscheidet.

Speziell wenn Sie Ihre Buchführung selbst erstellen, droht die Gefahr, dass der Prüfer den unmittelbaren Datenzugriff wählt. Das bedeutet, dass er in Ihrem Betrieb an einem Ihrer Rechner direkt auf Ihre Daten zugreifen kann. Dies ist schon deshalb mehr als bedenklich, weil auf den Rechnern oftmals auch andere Daten gespeichert sind, die im Zuge der Prüfung “zufällig” in die Hände des Prüfers gelangen können, selbst wenn dies nicht durch das Zugriffsrecht der Finanzbehörde gedeckt ist.

Die neuen Möglichkeiten der Finanzbehörde bergen eine Vielzahl bislang ungeklärter Probleme.

• Was passiert eigentlich, wenn das Fummeln der Prüfer im Firmenrechner zu Datenverlusten führt?

• Wer haftet, wenn Computerviren eingeschleust werden?

• Wer bestimmt überhaupt, was der schwammige Begriff der “steuerlich relevanten Daten“ genau beinhaltet?

Fragen, auf die der Gesetzgeber bislang keine befriedigenden Antworten geliefert hat.

Unter dem Strich bleibt festzuhalten: Die Grundsätze zur Durchführung der Prüfung digitaler Unterlagen bringen den Steuerpflichtigen erneut viele Pflichten und – Überraschung, Überraschung – sichern den Finanzbehörden weitere umfassende Rechte zu. Die Behörden können so Ihre Daten noch schneller und, vor allem, umfassend prüfen. Wie weit dies gehen kann, zeigt der nächste Abschnitt.

Einsatz der Prüfungssoftware IDEA

Die neue Prüfungssoftware der Finanzverwaltung “IDEA” wurde in den 80er Jahren des vergangenen Jahrhunderts vom Kanadischen Rechnungshof entwickelt und kann auch von Steuerberatern oder Wirtschaftsprüfern genutzt werden. Auf Basis dieser Software wurden in Deutschland bundeseinheitliche Prüfungsroutinen für die Finanzverwaltung weiterentwickelt.

Es ist offiziell nicht beabsichtigt, diese Routinen Dritten außerhalb der Finanzverwaltung zugänglich zu machen. Dennoch geistern durch die Presse erschreckende Beispiele, die aufzeigen, welche Möglichkeiten diese Software dem Prüfer eröffnet.

Hier eine kleine Auswahl:

• Der Prüfer kann Vergleichs- und Kennzahlen für verschiedene Bilanzpositionen berechnen.

• Umsätze mit einem bestimmten Steuersatz, bestimmte Vorsteuerbeträge, alle Rechnungen, bei denen ein bestimmter Abnehmerkreis in einem bestimmten Staat benannt sind, oder alle Verkaufsrechnungen, bei denen Skonti gewährt wurden, lassen sich auflisten und überprüfen.

• Anhand von Warenbewegungen (Prüfung von Warenein- und -ausgang anhand von Artikelnummern) ist es möglich, die Altersstruktur / Reichweite des Vorratsvermögens lückenlos nachzuvollziehen.

• Auch Vollständigkeit und richtige Bewertung der Inventurbestände oder Vorgänge auf den Geldkonten können Gegenstand gezielter Abfragen des Prüfers sein.

• Im Rahmen von Kassenprüfungen lässt sich rasch feststellen, ob der Kassenbestand zu jedem Zeitpunkt positiv war.

• Eine Lückenanalyse offenbart sofort, ob Rechnungsnummern fehlen oder doppelt verwendet wurden.

• Der Abgleich zwischen Rechnungen und Artikelstammdaten zeigt, ob für alle Rechnungspositionen stets die richtige Umsatzsteuer ausgewiesen wurde.

• Die Bestandsmengen aus der Lagerbuchführung werden mit den Ausgangsrechnungen vergleichbar. Wenn gelieferte Waren nicht im Lager waren, muss der Steuerpflichtige dies erklären – und zwar am besten überzeugend.

• Die Bankkonten der Mitarbeiter, auf die Löhne und Gehälter überwiesen werden, können überprüft werden.

• Darüber hinaus lässt IDEA weitere, auf mathematisch-statistischen Verfahren basierende Auswertungen und Prüfungsmöglichkeiten zu, über deren Einsatz heute nur spekuliert werden kann.

Ein warnendes Beispiel für Letzteres ist der “Chi-Quadrat-Test”. Dabei handelt es sich um eine Analyse manuell vom Steuerpflichtigen erstellter Daten (Kassenbuchaufzeichnungen oder Fahrtenbucheinträge).

Schreibt der Steuerpflichtige etwa die Kasse nachträglich, so verwendet er dabei erfahrungsgemäß unbewusst, aber unweigerlich bestimmte “Lieblingszahlen” häufiger als andere. Bei 300 festgestellten Tages-Kassenendbeständen im Jahr müssten die Ziffern des vollen Eurobetrages von 0 bis 9 theoretisch relativ gleichmäßig verteilt sein. Der “Chi-Quadrat-Test” deckt auf, wenn bestimmte Zahlen sehr viel häufiger oder andere so gut wie gar nicht auftauchen. Werden auf diesem Wege entsprechende Auffälligkeiten entdeckt, so ist dies ein starkes Indiz dafür, dass mit der Kasse etwas nicht stimmen kann. Auch wenn der Bundesfinanzhof dieses Prüfungsverfahren bislang für nicht beweiskräftig hält, so wird der Prüfer nach aus seiner Sicht erfolgreich verlaufenem “Chi-Quadrat-Test” dennoch genauer nachhaken, garantiert.

Die neuen Möglichkeiten der Finanzverwaltung werden mit Sicherheit zu vermehrten Unannehmlichkeiten für Steuerpflichtige führen.

Schließlich kann der Prüfer jetzt in kürzerer Zeit deutlich mehr Prüfungen erledigen und hat somit zusätzliche Kapazitäten frei, um weitere Betriebe ins Visier zu nehmen. Ja, ja, der technologische Fortschritt hat auch seine Schattenseiten …

Der vierte und letzte Teil unserer Serie zum leidigen Thema “Betriebsprüfung” informiert Sie abschließend über verschärfte Aufbewahrungspflichten.

Stand: 19.08.2005