Um die Vertragsentwicklung nachvollziehen zu können, sind der Vertragsentwurf sowie die vertragsgestaltende Korrespondenz zu den Akten zu nehmen.
Die unterschriftsfertig vorbereiteten Ausfertigungen sind zunächst den Mietern zur Zeichnung zuzuleiten. Die vorbereiteten Mietvertragsexemplare sind von sämtlichen Mitmietern, bei Firmen von zeichnungsberechtigten Personen, bei besonderer Veranlassung auch durch Dritte zu unterschreiben.
Sämtliche von den Mietern zurückgesandten Vertragsexemplare sind auf etwaige Änderungen und Zusätze durch die Mieter zu prüfen.
Die von den Mietern unverändert unterschriebenen Ausfertigungen werden nunmehr gegengezeichnet und um das Vertragsdatum sowie um die Mieternummer ergänzt. Hieran anschließend wird eine Ausfertigung des Vertrages mit Begleitschreiben, das auch auf die Mieternummer hinweist, an den Vertragspartner zurückgesandt.
Mitteilung über Vertragsabschluss
Bei öffentlich gefördertem / preisgebundenem Wohnraum ist die örtlich zuständige Stelle (zum Beispiel das Wohnungsamt) unter Beifügung einer Kopie des Wohnberechtigungsscheins über die Neuvermietung zu informieren. Dies erübrigt sich jedoch, wenn der Mieter von der belegungs- beziehungsweise benennungsberechtigten Stelle vorgeschlagen wurde.
DV-Bearbeitung
Parallel zur endgültigen Bearbeitung des Mietvertrages, insbesondere zur Ermittlung der Mieternummer, ist der neue Mieter DV-mäßig zu erfassen und der entsprechenden Mieteinheit zuzuordnen, sofern eine eigene DV zur Verfügung steht.
Anlegen der Mieterakte
Abschließend wird die Mieterakte angelegt. Die Mieterakten bestehen im Wesentlichen aus einem Vertrags- und einem Korrespondenzteil.
Die bei der Vorbereitung und Durchführung des Mietvertrages erlangten Dokumente
- Selbstauskunft des Mieters,
- Wirtschaftsauskunft / Aktenvermerk über Ergebnis der telefonischen Auskunft der Wirtschaftsauskunftei, Gehaltsnachweis,
- Vertragsentwürfe,
- vertragsgestaltende Korrespondenz,
- Vertragsendfassung,
- Kopie über Nachweis der Sicherheitsleistung
sind dem Vertragsteil zuzuordnen.
Das war der Abschluss unserer siebenteiligen Reihe zur Vorbereitung und Bearbeitung des Mietvertrages.
Stand: 26.03.2009