Grundsätzliches
Rasant steigende Energiekosten führen zu immer höheren Nachzahlungen der Mieter. Da lohnt sich eine genaue Überprüfung der Betriebskostenabrechnung.
Bevor man die Abrechnung als solche überprüft, sollte sich der Mieter seinen Mietvertrag genau anschauen. Denn nur bei einer wirksamen Umlagevereinbarung darf der Vermieter überhaupt abrechnen.
Umlagevereinbarung - Was steht im Mietvertrag?
Nach dem Gesetz ist es nämlich so, dass der Vermieter, wenn es nicht anders vereinbart ist, sämtliche Betriebs- und Nebenkosten der Mietwohnung alleine tragen muss. Erst wenn im Mietvertrag vereinbart wird, dass der Mieter bestimmte Betriebskosten übernehmen und hierfür eine Vorauszahlung leisten muss, ist der Weg frei für eine Abrechnung über die Betriebskosten.
Im Mietvertrag müssen die einzelnen Betriebskosten genau bezeichnet werden, es genügt allerdings ein Hinweis auf die Betriebskostenverordnung oder in Altverträgen auf die II. Berechnungsverordnung. Dann muss der Mieter die in der Verordnung genannten Betriebskosten, von der Grundsteuer über Heizkosten, Wasserkosten, Straßenreinigung, Müllbeseitigung und so weiter tragen.
Vorauszahlung oder Pauschale
Nur wenn der Mietvertrag vorsieht, dass Vorauszahlungen zu leisten sind, kann abgerechnet werden. Steht hingegen im Mietvertrag, dass für die Betriebskosten eine Pauschale zu zahlen ist, kann der Vermieter nicht abrechnen.
Ob also eine vorläufige Miete, das heißt eine Nettomiete und eine Betriebskostenvorauszahlung vereinbart worden ist, lässt sich nur anhand des schriftlichen Mietvertrages beurteilen. Da meistens Formularmietverträge verwendet werden, führen ungenau ausgefüllte Mietverträge oder Formularverträge, an denen der Vermieter durch handschriftliche Ergänzung selbst herum gebastelt hat, oft dazu, dass eine wirksame Überbürdung der Betriebskosten auf den Mieter nicht gelingt. Es handelt sich dann um eine Inklusiv-Miete oder eine Pauschale, also um eine endgültige Miete. Der Vermieter kann dann nicht abrechnen.
Stillschweigende Vertragsänderung
Manchmal ist es so, dass der Vermieter seit vielen Jahren über die Betriebskosten abgerechnet hat, obwohl dies - wie sich jetzt erst herausstellt - nicht zulässig gewesen wäre, da der Mietvertrag etwas anderes vorsieht. Vermieter argumentieren dann, dass sich der Mieter in den letzten Jahren nicht gerührt und die Nachzahlungen geleistet habe. Deshalb habe sich der Mietvertrag konkludent geändert.
Dieser Auffassung hat der Bundesgerichtshof (BGH) mit Urteil vom 10. Oktober 2007 eine Absage erteilt: Bloße mehrfache Zahlung auf Abrechnung allein reicht nach Ansicht der Bundesrichter für die Annahme einer konkludenten Abänderung der Betriebskostenvereinbarung in der Regel nicht aus.
Betriebskostenabrechnung über Vorauszahlungen
Nach dem Gesetz hat der Vermieter ein Jahr lang Zeit, um über die Betriebskosten abzurechnen. Die gesetzliche Abrechnungsfrist beginnt mit dem Ende der Abrechnungsperiode. Das ist der Zeitraum, über den die Abrechnung geht. Dies kann das Kalenderjahr sein, vielfach wird auch zwischen den Jahren abgerechnet, zum Beispiel vom 01.09. bis zum 31.08. des Folgejahres. Der Abrechnungszeitraum darf zwölf Monate nicht überschreiten, eine Abrechnung über beispielsweise 15 Monate ist daher nicht zulässig.
Ist also das Kalenderjahr die Abrechnungsperiode, so muss der Vermieter für die im Jahr 2007 entstandenen Betriebskosten spätestens bis zum 31. Dezember 2008 abrechnen. Wenn der Mieter jetzt eine Abrechnung für das Kalenderjahr 2006 erhält, ist diese verfristet und er muss den ausgewiesenen Nachzahlungsbetrag nicht zahlen.
Formelle Wirksamkeit und materielle Richtigkeit
Bei einer Betriebskostenabrechnung unterscheidet man zwischen formellen und materiellen Fehlern. Die Abgrenzung ist deshalb wichtig, weil nur eine formell richtige Abrechnung die gesetzliche Abrechnungsfrist wahrt. Die materielle Richtigkeit ist hingegen keine Voraussetzung für die Wahrung der Abrechnungsfrist. Dies bedeutet, dass eine formell unwirksame Abrechnung nur innerhalb der Jahresfrist nachgebessert werden kann, eine materiell unrichtige dagegen auch später.
Wenn man bedenkt, dass viele Betriebskostenabrechnungen erst Monate nach Ablauf der Abrechnungsperiode erteilt werden und ein Gerichtsverfahren in der Regel auch einige Monate dauert, kann es für manche Vermieter bei Gericht dann zu spät sein. Wenn sich erst bei Gericht herausstellt, dass der Vermieter einen formellen Fehler begangen hat und die Abrechnungsfrist ist bereits vorbei, dann hat der Vermieter schlechte Karten.
Wie unterscheidet man nun formelle und materielle Fehler?
Formell ordnungsgemäß ist eine Abrechnung, wenn sie eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält. Bei Mehrparteienhäusern sind die Gesamtkosten zusammenzustellen, der zugrunde gelegte Verteilerschlüssel ist anzugeben und zu erläutern, die Einzelkosten sind unter Abzug der Vorauszahlungen zu berechnen, so dass sich insgesamt ein Saldo ergibt, entweder Guthaben oder Nachzahlung. Bei der Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung gelten wegen der Heizkostenverordnung weitere Besonderheiten.
Materielle Fehler sind alle anderen Unrichtigkeiten in der Betriebskostenabrechnung. So können in der Abrechnung Positionen auftauchen, die überhaupt nicht auf den Mieter umgelegt werden können.
Nutzerwechselgebühren
So hat der BGH mit Urteil vom 14. November 2007 entschieden, dass Nutzerwechselgebühren beziehungsweise Gebühren für die Ablesung der Erfassungsgeräte beim Auszug des Mieters nicht der Mieter, sondern der Vermieter tragen müsse. Die Kosten der Zwischenablesung seien reine Verwaltungskosten, die nicht laufend entstehen, sondern nur einmal, nämlich wenn der Mieter auszieht.
Achtung: Der Mieter muss dem Vermieter solche materiellen Fehler seinerseits innerhalb einer Frist von einem Jahr mitteilen. Ansonsten ist eine nachträgliche Kritik an der Abrechnung wegen Verstreichens der Einwendungsfrist ausgeschlossen.
Reparaturkosten sind ebenfalls keine umlagefähigen Betriebskosten. Mitunter ist es so, dass sich solche Reparaturkosten in die Abrechnung einschleichen, und zwar unter der Rubrik Hausmeister- oder Aufzugskosten.
Hausmeisterkosten
Oft mäht der Hausmeister nicht nur den Rasen, sondern nimmt darüber hinaus auch kleinere oder größere Reparaturen am und im Haus vor. Die Lohnkosten für den Hausmeister können nicht mehr komplett auf den Mieter umgelegt werden. Auch mit einem pauschalen, prozentualen Abzug ist es nicht getan.
Dies ergibt sich aus der Entscheidung des BGH vom 20. Februar 2008. Dort hatte der Vermieter vom Hausmeisterlohn zehn Prozent abgezogen, was vom Mieter prompt beanstandet wurde. Der BGH hat dem Mieter Recht gegeben, da es ausschließlich Aufgabe des Vermieters sei, die umlagefähigen Kosten darzulegen und zu beweisen. Angesetzt werden könne nur der tatsächliche Zeitaufwand des Hausmeisters für die jeweiligen, umlagefähigen Arbeiten.
Bei Aufzugsanlagen sind so genannte Vollwartungsverträge üblich, bei denen eine Aufzugsfirma auch dann kommt, wenn der Aufzug mal kaputt ist. Hier hat sich die Rechtsprechung in der Vergangenheit damit beholfen, einen gewissen prozentualen Abschlag (bis zu 50 Prozent) vorzunehmen. Angesichts des eben zitierten BGH-Urteils müsste der Vermieter nun auch in diesen Fällen den tatsächlichen Aufwand für die reinen Wartungsarbeiten darstellen und belegen. Falls er dies nicht kann, bestehen für den Mieter gute Aussichten, dass dann überhaupt keine Hausmeister- oder Aufzugskosten von ihm zu bezahlen sind.
Fazit: Da sich nicht selten Nachzahlungsforderungen in einer Größenordnung zwischen 500 und 1.000 Euro ergeben, ist der Mieter gut beraten, sowohl den Mietvertrag als auch die Abrechnung auf Herz und Nieren zu überprüfen oder prüfen zu lassen.
Stand: 07.07.2008