Seit dem 1. Januar 2007 müssen auch E-Mails, Telefaxe und Postkarten die gesetzlichen Pflichtangaben für Geschäftsbriefe enthalten.
Da der klassische Geschäftsbrief mehr und mehr durch E-Mails und Telefaxe ersetzt wird, hat der Gesetzgeber dieser Entwicklung Rechnung getragen. Im Rahmen der Einführung des elektronischen Handelsregisters, Genossenschaftsregisters sowie des Unternehmensregisters (EHUG), wurden viele Vorschriften neu gefasst. Diese Neufassung betrifft „alle Geschäftsbriefe, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden“. Alle wurden dahingehend geändert, dass die gesetzlichen Pflichtangaben der klassischen Geschäftsbriefe nun auch bei den modernen Kommunikationsformen eingehalten werden müssen.
Seit dem 22. Mai 2007 greifen überdies neue Vorschriften für Kleingewerbetreibende, für die eine Firma im Handelsregister nicht eingetragen ist. Solche Kleingewerbetreibende müssen ab dem genannten Datum auf allen Geschäftsbriefen zusätzlich zum ausgeschriebenen Vor- und Zunamen eine ladungsfähige Anschrift vermerken.
Zum Begriff „Geschäftsbrief“
Unter einem Geschäftsbrief versteht man die Briefform zwischen Geschäftspartnern. Die Gestaltung solcher Geschäftsbriefe ist in der DIN 5008 genormt worden. Nach dieser DIN erfolgt der Aufbau eines Geschäftsbriefes unter der Beachtung von Absenderangaben, Kalenderdatum, Empfängerdaten, Betreff, Anrede, Text, Schlussformel, Unterschrift, Anlagenvermerk, Verteilervermerk und gegebenenfalls Postskriptum.
Im Handelsrecht versteht man unter einem Geschäftsbrief regelmäßig Folgendes:
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Der gesamte Schriftverkehr, der an einen bestimmten Empfänger gerichtet wird
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Im Rahmen dieses Schriftverkehrs wird keine bestehende Geschäftsverbindung vorausgesetzt, umfasst sind also auch solche Mitteilungen, die nur auf einen einmaligen Kontakt abzielen
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Als Beispiele seien genannt Angebote, Bestellungen und Auftragsbestätigungen
Im Handelsrecht versteht man unter einem Geschäftsbrief regelmäßig Folgendes nicht:
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Sämtliche mündliche oder telefonische Mitteilungen
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Mitteilungen innerhalb des Handelsgeschäfts oder des Unternehmens
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Alle Mitteilungen, die sich nicht an einen bestimmten Empfänger richten, sondern an einen unbestimmten Empfängerkreis, zum Beispiel Werbesendungen
Pflichtangaben bei Geschäftsbriefen im Handelsrecht
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Einzelunternehmen (ausgenommen Kleingewerbetreibende und Freiberufler, außer wenn sie unter §§ 1 ff. HGB fallen)
Anzugeben sind gemäß Paragraf 37a Absatz 1 HGB die Firma, die Bezeichnung nach Paragraf 19 Absatz 1 Nummer 1 HGB (bei Einzelkaufleuten beispielsweise die Bezeichnung “eingetragener Kaufmann”), der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist. -
Offene Handelsgesellschaft (OHG)
Anzugeben sind gemäß Paragraf 125a Absatz 1 HGB die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist. Bei einer Gesellschaft, bei der kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, sind ferner anzugeben die Firmen der Gesellschafter sowie die Angaben gemäß Paragraf 35a GmbHG oder Paragraf 80 AktG. Dies gilt nicht, wenn zu den Gesellschaftern der Gesellschaft eine OHG oder eine KG gehört, bei der ein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist. -
Kommanditgesellschaft (KG)
Gemäß Paragraf 177a HGB gilt Paragraf 125a HGB entsprechend. -
Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
Anzugeben sind gemäß Paragraf 35a Absatz 1 GmbHG die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist. Weiterhin anzugeben sind alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. -
Aktiengesellschaft (AG)
Anzugeben sind gemäß Paragraf 80 Absatz 1 AktG die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist. Weiter sind anzugeben alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen. -
Genossenschaft
Anzugeben sind gemäß Paragraf 25a GenG die Rechtsform und der Sitz der Genossenschaft, das Registergericht des Sitzes der Genossenschaft und die Nummer, unter der die Genossenschaft in das Genossenschaftsregister eingetragen ist. Weiter sind anzugeben alle Vorstandsmitglieder und, sofern der Aufsichtsrat einen Vorsitzenden hat, dieser mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Für weitere Einzelheiten wird auf die genannten Vorschriften verwiesen.
Rechtsfolgen bei Verstößen gegen erforderliche Pflichtangaben
Bei Einzelunternehmen, bei der OHG und bei der KG werden Verstöße gegen die Pflichtangaben bei Geschäftsbriefen von dem zuständigen Registergericht verfolgt. Die Verantwortlichen sind durch die Festsetzung von Zwangsgeld dazu anzuhalten, den gesetzlichen Vorgaben zu genügen, §§ 37a Absatz 4 in Verbindung mit Paragraf 14 Satz 2 HGB.
Für die GmbH, die AG und die Genossenschaft gilt Ähnliches. Auch hier hat der Registerrichter bei Verstößen gegen die Vorgaben zu Pflichtangaben auf den Geschäftsbriefen durch die Festsetzung von Zwangsgeldern einzuschreiten.
Stand: 28.05.2008